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Veröffentlichen von Berichten – Best Practice

Es gibt eine Reihe von Berichten, die für Ihre Buchhaltung relevant sind. Dieser Artikel schlägt vor, wie Sie die Buchhaltung am besten handhaben

Wir stellen grundsätzlich 2 Berichte für Ihre Buchhaltung zur Verfügung, die mit bloßem Auge sehr ähnlich sind, aber sehr unterschiedliche Zwecke haben.

  • Auszahlungsberichte
  • Verkaufsberichte (mit zugrundeliegender Sparte)
    • Kontoauszug des Veranstalters
    • Veranstaltungsinventare

Da sich dieser Artikel an Buchhalter richtet, wird es einige Konzepte und eine gewisse Logik geben, die ein wenig Erfahrung in der Buchhaltung erfordern, um Sinn zu ergeben. Haben Sie sich schon einmal in der „doppelten Buchführung“ versucht? Kennen Sie den Unterschied zwischen Balance und Operation? Kennen Sie Rückstellungen und wissen Sie, wie wichtig diese in einem Konto sind? Falls nicht, benötigen Sie eventuell hier etwas Hilfe.

 

Art der Provision

Unsere Provision kann in der Buchhaltung auf zwei verschiedene Arten gehandhabt werden. Es liegt an Ihnen, welche Methoden Sie wählen, aber es ist wichtig, für alle Buchungen dieselbe Methode zu verwenden. Der Einfachheit halber haben wir Methode 2 unten für diesen Artikel verwendet.

  1. Ticketverkäufe können mit Bruttoumsatz gebucht werden, wenn gleichzeitig die Provision auf ein separates Konto gebucht wird
  2. Der Ticketverkauf kann netto gebucht werden, nach Provision – dadurch wird die Provision in Ihrer Buchhaltung umgangen

Auszahlungen

Alle Ticketverkäufe werden von Montag bis Sonntag berechnet und als Gesamtsumme am darauffolgenden Mittwoch ausbezahlt. Auch unsere Auszahlungsreports enthalten Vorgaben für jedes Event, jedoch kann es schnell zu einer unangemessen großen Administrationsaufgabe werden, auf Event-Ebene zu buchen und dabei zwischen Verkaufszeitraum und Auszahlungsdatum zu unterscheiden – oft für Events, die noch im Sale sind, aber eigentlich nur noch abgerechnet werden müssen auf den Konten, wenn der Verkauf abgeschlossen ist.

Daher empfehlen wir eine sehr einfache Vorgehensweise bei den Auszahlungen, die ohne weitere Angaben auf einem Abstimmkonto unter Anlagen gebucht werden. Sie können auch ein Debitorenkonto für die Abstimmung verwenden, das Wichtigste ist eigentlich, das korrekte Buchungsdatum anzugeben, das mit dem verfügbaren Datum bei der Bank übereinstimmen muss.

  • Belastung „Bank“ (Vermögenswerte)
  • Gutschrift auf zB „Ticketverkaufsguthaben“ (Guthaben)

Ticketverkauf

Die Verkäufe für eine Veranstaltung laufen in der Regel über einen längeren Zeitraum, und Ihr Management kann die Verkäufe im Event Manager kontinuierlich im Auge behalten, aber selten ist es erforderlich, die Buchhaltung so in Echtzeit aktuell zu halten wie sie ist damit Vertriebs- und Marketingmitarbeiter am Puls der Zeit sind. Die meisten Veranstalter können sich damit begnügen, die Ticketverkäufe jeden Monat, jedes Quartal oder vielleicht so lange zu veröffentlichen, bis die Veranstaltung abgeschlossen ist und die Künstler abrechnen müssen.

Wenn Sie den Verkauf buchen möchten, kann vom Event Manager ein Bericht erstellt werden, in dem alle Verkäufe in einem bestimmten Zeitraum berechnet und angegeben werden. Der Bericht enthält auf Seite 1 einen umfassenden Überblick über alle Ihre Veranstaltungen, gefolgt von Spezifikationen für jede Veranstaltung auf den restlichen Seiten.

Hier kommt dann wieder das Abstimmkonto aus den Auszahlungen ins Spiel, da darauf bisher nur Gutschriften gebucht wurden. Aber der Verkauf wird jetzt entweder kollektiv für alle Ihre Aktivitäten oder einzeln auf Event-Ebene gebucht. Das Buchungsdatum ist beispielsweise der 30. April für den Verkauf im April, der 30. Juni für den Verkauf des 2. Quartals usw.

  • Belastung von „Ticketverkaufsguthaben“ (Guthaben)
  • Gutschrift auf „Ticketverkauf“ (Ergebnis)

Geschenkkarte

Der Verkauf von Geschenkkarten stellt eine Vorauszahlung eines Käufers an Sie dar. Wenn die Geschenkkarte eingelöst wird, wandert sie von Ihren Verbindlichkeiten in das Ergebnis. Es gibt drei Schritte in der Buchhaltung für Geschenkkarten:

  1. Verkauf von Geschenkkarten
  2. Zahlung von Geschenkgutscheinen
  3. Einlösung von Geschenkgutscheinen

Verkauf von Geschenkkarten

Der Verkauf wird als normaler Ticketverkauf registriert und erscheint daher im Verkaufsbericht als „Ereignis“ mit dem Namen „Geschenkkarte“. Aber in der Buchhaltung wird grundsätzlich eine Vorauszahlung geleistet – kein Verkauf.

  • Belastung von „Ticketverkaufsguthaben“ (Guthaben)
  • Gutschrift auf „Gutscheinvorauszahlungen“ (Verbindlichkeiten)

Zahlungen von Geschenkkarten

Die Buchung von Auszahlungen ist gegenüber der obigen Methode unverändert. Der Verkauf von Geschenkgutscheinen wird wie bei allen anderen Events ausgezahlt und es gibt noch keinen Grund, die Transaktionen aufzuteilen. Aber wenn der Verkaufsbericht gepostet werden muss, dann wird es noch einige weitere Beiträge geben, bei denen die Zunge gerade im Mund gehalten werden muss.

Einlösung von Geschenkgutscheinen

Beim Einlösen der Karte wird die Geschenkkarte für die jeweilige Veranstaltung umgebucht, damit sie mit jeder korrekt verrechnet werden kann. durchführen. Gleichzeitig werden „Gutschein-Vorauszahlungen“ verrechnet, da dieses Guthaben vom Guthaben-Inhaber verwendet wird und nicht mehr „fällig“ in der Buchhaltung ist. Es passieren also 2 Dinge:

  1. Verkauf eines bestimmten Tickets
  2. Einlösung von Geschenkgutscheinen

Der mit einer Geschenkkarte abgeschlossene Ticketverkauf wird genau wie der reguläre Ticketverkauf registriert und wird daher auch automatisch mit dem Rest des Ticketverkaufs gebucht, wenn Sie den Fortschritt dieses Artikels verfolgen. Das bedeutet aber, dass der Teil des Ticketverkaufs, der mit einem Gutschein abgeschlossen wurde, nun zweimal für das „Guthaben des Kartenverkaufs“ verbucht wird – einmal mit dem Gutschein „Event“ und einmal mit der konkreten Veranstaltung. Die Summe der eingelösten Geschenkgutscheine erscheint auf Seite 1 des Verkaufsberichts – der Übersicht für Ihr gesamtes Veranstalterkonto – und muss nun in der Bilanz verrechnet werden.

  • Belastung auf „Gutscheinvorauszahlungen“ (Passiva)
  • Gutschrift auf „Ticketverkaufsguthaben“ (Vermögenswerte)

Rückerstattungen

Rückerstattungen sind im Verkaufsbericht angegeben – Buchführungsleitfaden ist unterwegs.

Konvertierungen

Conversions erscheinen im Verkaufsbericht nicht als Transaktion an sich, sondern bestehen sowohl aus einer Rückerstattung als auch einem Verkauf von bzw. Geschenkkarte oder Spende – der Leitfaden zur Buchhaltung ist unterwegs.

TL;DR

  • Auszahlungen wöchentlich auf Abstimmkonto buchen
  • Umsätze monatlich, vierteljährlich oder Abrechnung auf dasselbe Abstimmkonto buchen
  • Geschenkgutscheine auf ein anderes Abstimmkonto verbuchen, verrechnet durch Einlösung