Skip to content

Bogføring af rapporter – best practice

Der er en række rapporter som er relevante for dit bogholderi. Denne artikel foreslår den bedste måde at håndtere bogføringen på

Vi leverer grundlæggende 2 rapporter til jeres bogholderi, som for det blotte øje er meget ens, men har vidt forskellige formål.

  1. Udbetalingsrapporter
  2. Salgsrapporter (med underliggende inddeling)
    • Arrangørkonto opgørelse
    • Event opgørelser

Eftersom denne artikel er henvendt til bogholdere, så vil være nogle begreber og noget logik, som kræver en smule erfaring med bogholderi, for at det giver mening. Har du prøvet kræfter med “det dobbelte bogholderi”? Kan du kende forskel på balance og drift? Er du bevidst om periodiseringer og kender vigtigheden af dem i et regnskab? Så fortsæt trygt med at læse artiklen – ellers får du nok brug for hjælp.

 

Metode for provision

Vores provision kan håndteres på to forskellige måder i bogholderiet. Det er op til jer selv, hvilken metoder I vælger, men det er vigtigt at benytte samme metode til alle posteringer. For letheds skyld, har vi benyttet metode 2 nedenfor til denne artikel.

  1. Billetsalget kan bogføres med bruttosalget, hvis provisionen samtidig bogføres på en konto for sig
  2. Billetsalget kan bogføres netto, efter provision – hermed omgås provisionen i jeres bogholderi

 

Udbetalinger

Alt billetsalg opgøres fra mandag til søndag, og udbetales som en samlet sum den efterfølgende onsdag. Vores udbetalingsrapporter indeholder også specifikationer for hvert event, men det kan hurtigt blive en uhensigtsmæssig stor administrationsopgave, at bogføre på event-niveau samtidig med at der skal differentieres mellem salgsperiode og udbetalingsdato – ofte for events, som fortsat er i salg, men egentlig kun har behov for at blive gjort op i regnskabet, når salget er overstået.

Derfor anbefaler vi en meget simpel tilgang til udbetalingerne, der bogføres uden videre specifikation ind på en afstemningskonto under aktiver. I kan også benytte en debitorkonto til afstemningen, det vigtigste er egentlig at sørge for korrekt bogføringsdato, som skal stemme med rådighedsdatoen på banken.

  • Debet på “Bank” (aktiver)
  • Kredit på fx “Billetsalg tilgode” (aktiver)

Billetsalg

Indsalget for et event løber typisk over en længere periode, og jeres ledelse kan løbende holde øje med salget i Event Manager, men der er sjældent behov for at holde bogholderiet ligeså ajour i real-time som det er for salgs- og marketing folk at have fingeren på pulsen. De fleste arrangører kan nøjes med bogføring af billetsalget hver måned, kvartal eller måske helt indtil eventet er afviklet, og der skal afregnes med de optrædende.

Når I ønsker at bogføre salget, så kan der trækkes en rapport fra Event Manager, hvor alt salg i en given periode opgøres og specificeres. Rapporten indeholder en samlet oversigt for alle jeres events på side 1, efterfulgt af specifikationer for hvert enkelt event på de resterende sider.

Her kommer afstemningskontoen fra udbetalingerne så i spil igen, for indtil videre er der kun bogført kreditposteringer derpå. Men salget bogføres nu enten samlet for alle jeres aktiviteter eller enkeltvis på event-niveau. Bogføringsdatoen vil fx være 30. april for april måneds salg, 30. juni for 2. kvartals salg, etc.

  • Debet på “Billetsalg tilgode” (aktiver)
  • Kredit på “Billetsalg” (resultat)

 

 

Gavekort

Salg af gavekort repræsenterer en forskudsindbetaling til jer fra en køber. Når gavekortet indløses, så flytter det fra jeres passiver til resultatet. Der er tre trin i bogholderiet for gavekort:

  1. Salg af gavekort
  2. Udbetaling af gavekort
  3. Indløsning af gavekort

Salg af gavekort

Salget registreres som almindeligt billetsalg, og vil derfor fremgå af salgsrapporten som et “event”, der hedder “Gavekort”. Men i bogholderiet foretages der i princippet en forudbetaling – ikke et salg.

  • Debet på “Billetsalg tilgode” (aktiver)
  • Kredit på “Gavekort forudbetalinger” (passiver)

Udbetalinger af gavekort

Bogføringen af udbetalinger er uændret fra metoden ovenfor. Salg af gavekort udbetales nemlig præcis ligesom alle andre events, og der er ingen grund til at opdele transaktionerne endnu. Men når salgsrapporten skal bogføres, så vil der være nogle flere posteringer, hvor tungen skal holdes lige i munden.

Indløsning af gavekort

Når kortet indløses, så omposteres gavekortet ud til det specifikke event, så der kan afregnes korrekt med evt. optrædende. Samtidig udlignes på “Gavekort forudbetalinger”, da denne saldo tages i brug af gavekortholderen og ikke længere vil være en “skyldig” post i bogholderiet. Der sker altså 2 ting:

  1. Salg af specifik billet
  2. Indløsning af gavekort

Billetsalg gennemført med et gavekort registreres nøjagtigt som almindeligt billetsalg, og vil derfor også bogføres automatisk med resten af billetsalget, hvis du følger denne artikels fremgang. Men det betyder at den del af billetsalget, som er gennemført med et gavekort nu vil være ført to gange til “Billetsalg tilgode” – én gang med gavekort “eventet”, og én gang med det specifikke event. Summen af indløste gavekort fremgår af side 1 af salgsrapporten – oversigten for hele din arrangørkonto – og den skal nu udlignes i balancen.

  • Debet på “Gavekort forudbetalinger” (passiver)
  • Kredit på “Billetsalg tilgode” (aktiver)

 

 

Refunderinger

Refunderinger specificeres af salgsrapporten – guide til bogføring er på vej.

Konverteringer

Konverteringer fremgår ikke som en transaktion for sig selv af salgsrapporten, men består af både en refundering og et salg af hhv. gavekort eller donation – guide til bogføring er på vej.

 

TL;DR

  • Bogfør udbetalinger på ugebasis til afstemningskonto
  • Bogfør salg måneds-, kvartal- eller afviklingsvis til samme afstemningskonto
  • Bogfør gavekort til en anden afstemningskonto, udlign ved indløsning

Country Manager Tikkio Danmark | Produkt- & Forretningsudvikling Tikkio International - Jeg har en baggrund som musiker og økonomisk rådgiver i musikbranchen. Nysgerrig af natur og drevet af at bygge ting. Mit yndlings arbejdsværktøj er Notion, og mine største musikalske helte er Oasis, Bruce Springsteen og Kanye West.