Skip to content

Bokföring och rapporter – bästa praxis

Det finns ett antal rapporter som är relevanta för din bokföring. Denna artikel föreslår det bästa sättet att hantera bokföring

Vi tillhandahåller i princip 2 rapporter för din bokföring, som med blotta ögat är väldigt lika, men har väldigt olika syften.

  1. Utbetalningsrapporter
  2. Försäljningsrapporter (med underliggande division)
    • Arrangörskontoutdrag
    • Event inventeringar

Eftersom den här artikeln riktar sig till revisorer kommer det att finnas vissa begrepp och viss logik som kräver lite erfarenhet av bokföring för att det ska vara meningsfullt. Har du provat dig fram till “dubbelbokföring”? Vet du skillnaden mellan balans och drift? Är du medveten om periodiseringar och vet vikten av dem på ett konto? Så fortsätt läsa artikeln säkert – annars behöver du förmodligen hjälp.

 

Uppdragsmetod

Vår provision kan hanteras på två olika sätt inom redovisning. Det är upp till dig vilka metoder du väljer, men det är viktigt att använda samma metod för alla inlägg. För enkelhets skull har vi använt metod 2 nedan för denna artikel.

  1. Biljettförsäljning kan bokföras med bruttoförsäljning om provisionen bokförs på ett separat konto samtidigt
  2. Biljettförsäljning kan bokas netto, efter provision – detta kommer att kringgå provisionen i din bokföring

Utbetalningar

All biljettförsäljning beräknas från måndag till söndag och betalas ut som en total summa följande onsdag. Våra utbetalningsrapporter innehåller också specifikationer för varje evenemang, men det kan snabbt bli en olämplig stor administrativ uppgift att bokföra på evenemangsnivå samtidigt som man skiljer mellan försäljningsperiod och utbetalningsdatum – ofta för evenemang som fortfarande är till salu men som egentligen bara behöver lösas i räkenskaperna när försäljningen är över.

Därför rekommenderar vi ett mycket enkelt tillvägagångssätt för utbetalningarna, som bokförs utan ytterligare specifikation på ett avstämningskonto under tillgångar. Du kan också använda ett debitorkonto för avstämningen, det viktigaste är faktiskt att säkerställa korrekt bokföringsdatum, vilket måste matcha tillgängligt datum på banken.

  • Debitering på “Bank” (tillgångar)
  • Kredit på t.ex. ”Biljettförsäljningskrediter” (tillgångar)

Biljettförsäljning

Försäljningen för ett evenemang löper vanligtvis över en längre period, och din ledning kan kontinuerligt hålla ett öga på försäljningen i Event Manager, men det är sällan nödvändigt att hålla redovisningen så aktuell i realtid som den är för säljare och marknadsförare för att ha fingret på pulsen. De flesta arrangörer kan nöja sig med att boka biljettförsäljningen varje månad, kvartal eller kanske tills evenemanget är avgjort och artisterna måste avgöras.

När du vill bokföra försäljningen kan en rapport dras från Event Manager, där all försäljning under en viss period beräknas och specificeras. Rapporten innehåller en omfattande översikt över alla dina händelser på sidan 1, följt av specifikationer för varje händelse på de återstående sidorna.

Här spelar avstämningskontot från utbetalningarna sedan in igen, för hittills har endast kreditposter bokförts på det. Men försäljningen bokas nu antingen kollektivt för alla dina aktiviteter eller individuellt på evenemangsnivå. Bokningsdatumet kommer till exempel att vara 30 april för aprilförsäljning, 30 juni för försäljning under andra kvartalet, etc.

  • Debitering av “Biljettförsäljningskrediter” (tillgångar)
  • Kredit på ”Biljettförsäljning” (resultat)

Present kort

Försäljning av presentkort representerar en förskottsbetalning till dig från en köpare. När presentkortet löses in flyttas det från dina skulder till resultatet. Det finns tre steg i bokföringen för presentkort:

  1. Försäljning av presentkort
  2. Betalning av presentkort
  3. Inlösen av presentkort

Försäljning av presentkort

Försäljningen registreras som vanlig biljettförsäljning och kommer därför att visas i försäljningsrapporten som en “händelse” som kallas “Presentkort”. Men vid bokföring görs i princip en förskottsbetalning – inte en försäljning.

Debitering av “Biljettförsäljningskrediter” (tillgångar)
Kredit på “Förskottsbetalningar av presentkort” (skulder)
Betalningar av presentkort
Bokföringen av utbetalningar är oförändrad från metoden ovan. Försäljningen av presentkort betalas ut precis som alla andra evenemang, och det finns ingen anledning att dela upp transaktionerna ännu. Men när försäljningsrapporten måste läggas ut, så kommer det några fler inlägg där tungan måste hållas rak i munnen.

 

Inlösen av presentkort

När kortet löses in läggs presentkortet om för den specifika händelsen, så att det kan avgöras korrekt med valfritt. utför. Samtidigt regleras “Förskottsbetalningar på presentkort”, eftersom detta saldo används av presentkortsinnehavaren och inte längre kommer att vara en “förfaller” post i bokföringen. Så det händer 2 saker:

  • Försäljning av specifik biljett
  • Inlösen av presentkort

Biljettförsäljning som slutförs med ett presentkort registreras exakt som vanlig biljettförsäljning och kommer därför också att bokföras automatiskt med resten av biljettförsäljningen om du följer utvecklingen av denna artikel. Men det betyder att den del av biljettförsäljningen som har slutförts med ett presentkort nu kommer att skrivas in två gånger för “Biljettförsäljningskrediter” – en gång med presentkortet “event” och en gång med det specifika evenemanget. Summan av inlösta presentkort visas på sidan 1 i försäljningsrapporten – översikten för hela ditt arrangörskonto – och det måste nu regleras i balansräkningen.

  • Debitering av “Förskottsbetalningar av presentkort” (skulder)
  • Kredit på ”Biljettförsäljningskrediter” (tillgångar)

Återbetalningar

Återbetalningar specificeras av försäljningsrapporten – bokföringsguiden är på väg.

Konverteringar

Omvandlingar framstår inte som en transaktion i sig i försäljningsrapporten utan består av både återbetalning och försäljning av resp. presentkort eller donation – guide till bokföring är på väg.

TL;DR

  • Lägg ut utbetalningar varje vecka till avstämningskontot
  • Bokför försäljning månadsvis, kvartalsvis eller avräkning till samma avstämningskonto
  • Lägg ut presentkort på ett annat avstämningskonto, uppvägt av inlösen